Онбординг: как удержать новых сотрудников

Процесс онбординга (с англ. адаптация) помогает освоиться работнику на новой должности. Это собирательное название для практик, которые делают первые месяцы на работе более комфортными. 

Онбординг нужен для того чтобы сотрудник испытывал как можно меньше стресса при поступлении на новое рабочее место. Это взаимовыгодный процесс, потому что чем более спокоен новичок, тем лучше он выполняет свои обязанности. 

Помните, что комфорт внутри компании напрямую влияет на ее репутацию.

Статистика, подтверждающая пользу онбординга

На тему мотивации работников было проведено немало исследований. В одном из них были получены следующие результаты:

• 89% респондентов заявили о своем желании познакомиться с новым работником в первый рабочий день;
• около 83% сотрудников ожидают, что при приеме на новую работу их познакомят с коллективом;
  
• четверть всех опрошенных готовы уволиться с работы в первые 90 дней.
  

"Альфа-Банк" знает, что новеньким сотрудникам нужно помогать. Работники и HR тоже отмечают его полезность: 89.4% опрошенных поставили системе адаптации высший балл.

Онбординг вместе с нематериальной и материальной мотивацией делают коллектив счастливее. Это снижает желание людей сменить компанию в будущем.

Как подготовиться к приходу сотрудника?

Чем лучше будет подготовлено новое рабочее место, тем быстрее работник начнет выполнять свои обязанности. Поэтому нужно озаботиться наличием следующих вещей:

• списка логинов и паролей;
• документацией для работы;
  
• мебели, компьютера, необходимых кабелей;
  
• рабочей формы, бейджиков и т.д.
  

По возможности нужно предупредить о новеньком коллектив. В некоторых фирмах назначают ответственного человека, который будет заниматься адаптацией коллеги помимо HR-менеджера. Все документы лучше принимать по электронной почте - так можно будет получить заранее необходимые для договора данные.

Что делать в первый рабочий день?

В первый рабочий день стресса будет много, поэтому человек не запомнит всех своих обязанностей и будет делать ошибки. Но количество проблем можно снизить, и самый простой способ сделать это - познакомить новичка с наставником, который будет направлять его. 

После этого нужно рассказать ему о компании и будущих целях. Иногда полезно показать новенькому ценности фирмы, чтобы он понимал, что не только работает за деньги, но и делает мир немного лучше.

Как действовать после первого рабочего дня?

Ответ на вопрос зависит от должности нового сотрудника. Чем она важнее, тем больше придется потратить времени на обучение. Но главное - предоставить необходимый минимум, который раскроет новичка. Продавцу цифровой техники, к примеру, нужно дать методичку, где описаны этапы общения с клиентами, способы взаимодействия с ними и т.д.

Valve (создатели CS и Dota 2)  выпустила книжку для своих новых сотрудников, в которой затрагиваются даже самые мелкие детали.

Дальнейшее обучение можно разложить по следующим временным промежуткам.

1 этап - Неделя работы

За первый день работник не запомнит все свои обязанности, поэтому первые 7 дней являются самыми важными. Их используют следующим образом:

• ставят цели на ближайшее время;
• дают доступ к необходимым ресурсам при их наличии;
  
• обозначают все обязанности, которые стоит выполнять на рабочем месте;
  
• занимаются подписанием дополнительных документов, если такие имеются.
  

Еще первая неделя нужна для знакомства с коллективом.

2 этап - Месяц работы

Обычно испытательный срок длится 30 дней, за это время новенький должен выучить необходимый минимум обязанностей. По окончанию периода может обсуждаться зарплата, тонкости рабочего графика и т.д. Но главная задача на месяц - дать обратную связь новичку о проделанной им работе. В некоторых компаниях просят фидбек от сотрудника, спрашивая, все ли устраивает его в компании. 

Фидбек посредством опроса самый эффективный, так как его проще превратить в статистику.

В бизнесе есть подводные камни, с которыми сталкиваются новички. У нас большой опыт работы в образовательной сфере, которым мы решили поделиться в этой статье.

По окончанию месяца ставятся дальнейшие планы, касающиеся профессионального роста. Обычно они имеют вид конкретных целей.

3 этап - Три месяца работы

В этот период нужно помогать работнику получать знания. Снова ставятся цели и обсуждается деятельность сотрудника. Иногда новенького отправляют на тренинги и снабжают полезной литературой. В компании важно не забывать о связях внутри коллектива, для улучшения отношений используются корпоративы.

Шпаргалка по подготовке нового работника

Для найма новых кадров можно использовать чек-лист. Онбординг сотрудников должен включать в себя следующие пункты:

Хотите сотрудничать с CODDY и получать прибыль? Узнайте, как присоединиться к нам за 10 шагов.

• выбор даты начала обучения и общий период его продолжения;
• изучение роли HR-отдела в данном процессе;
  
• помощи других людей в адаптации (коллеги, начальство);
  
• прорабатывание цели для новичков, а также списка правил, которые нужно будет знать;
  
• если работа сложная, можно подготовить список задач и целей на первый день, неделю, месяц и квартал;
  
• разбор обратной связи.
  

Рабочее место и документацию подготавливаем заранее, это не только избавит от проволочек, но и покажет работнику, что в компании подходят к делу ответственно. Важно не перегружать новичка в первую неделю, так как она и без того будет наполнена стрессом.

Онбординг сотрудников - примеры для компаний любых размеров

Подготовка документации и рабочего места - очевидная часть адаптации. Но мы дадим еще несколько примеров онбординга сотрудников:

• В больших компаниях используется массовый набор, когда собирают больше 5-7 человек одновременно. Их можно отправить на тренинг, где профессионалы расскажут о компании и поделятся личным опытом.
  
  
• Простейший способ помочь новичку - подготовить welcome book. Это небольшая книга или журнал, в котором содержится необходимый минимум информации о компании, рабочих тонкостях, планах и т.д.
  
  
• Подарок - способ расположить человека к себе. Это может быть фирменная кружка, еда или одежда. 

Компания KakaoPay работает с цифровым кошельками. Для своих сотрудников она подготовила целый набор, состоящий из органайзера, кружки, щетки, наклеек и т.д.

• Лучше ввести два вида тренингов. В больших компаниях есть отделы, которые не связаны друг с другом. Первый будет ознакомительным, он подойдет для всех сотрудников. Там они смогут ознакомиться с миссиями фирмы, поймут, как разные отделы взаимосвязаны друг с другом и т.д. Второй тренинг является профильным, где ведущие смогут рассказать о ближайших целях конкретных коллективов.
  
  
• Опросы - способ узнать мнение подчиненных о себе. Изучая их, специалисты в HR-отделе смогут проработать материальную и нематериальную мотивацию. Для сотрудников это имеет сиюминутную и долгосрочную пользу. Люди  увидят, что с их мнением считаются и они могут влиять на компанию. А в будущем фирма сможет переработать систему онбординга, сделав ее эффективней. 

Проводите опросы и среди тех, кто перешел на новую должность внутри компании.

Полезным будет и подготовка правильного офера. Его задача - ответить на все вопросы, связанные с материальной мотивацией, зарплатой, должностью, задачами и т.д. Также там можно оставить полезные контакты, список возможных инструментов, бонусов и т.д.

А что делать с удаленкой?

Для удаленщиков недоступны встречи и живые тренинги. В этом случае онбординг сотрудников выглядит так:

• Подготавливаем документацию, даем доступ ко всем нужным файлам. 
• Добавляем работника в нужные чаты и группы. При желании можно попросить его рассказать о себе. 
• Иногда ценному кадру нужно отправить оборудование. Предоставить его лучше в кратчайшие сроки через курьеров. Альтернатива - попросить новичка приехать в офис. 
• В течение первых нескольких дней нужно назначить видеозвонок. Там новенькому расскажут о задачах, которые ему предстоит выполнить и ближайших планах. Также он сможет задать свои вопросы, ответы на которые внесут ясность в рабочий процесс. 
• Назначаем наставника, который будет курировать сотрудника на протяжении месяца.
• Далее начинается процесс обучения, который проходит через наставника, однако упор делается на самообучение. Поэтому полезно предоставить документацию с имеющимися ресурсами. Также на удаленке спросом пользуется LMS (Learning Management System), в которой есть курсы, позволяющие улучшить или получить полезные навыки. 

Для начальства и HR можно сделать отдельную вкладку в личном кабинете, где они смогут отслеживать прогресс сотрудников и целых отделов. 

После испытательного срока проводим видеосозвон, где даем обратную связь.

Онбординг должен присутствовать всегда

Владельцы маленьких компаний иногда не используют онбординг новых сотрудников. Они руководствуются мыслью, что адаптация требует денег и времени, которых у маленькой фирмы нет. Это ошибка сразу по нескольким причинам:

Больше всего страхов испытывают люди до 25 лет, после этого возраста показатель снижается. Поэтому чем моложе коллектив, тем более необходим онбординг.

На первый взгляд объяснение базовых задач может показаться абсурдным: новичок сам со всем разберется. Но опросы показали, что 22% респондентов не могли понять, для чего их наняли. Им не объяснили, что нужно делать и как работать с инструментами, которые даются для работы. Правильный онбординг решает эту проблему, повышая продуктивность и мотивацию.

Если компания не имеет внушительных ресурсов для обучающих курсов, можно сделать короткие презентации и список необходимых для работы ресурсов. Также нужно поработать над атмосферой в коллективе, чтобы новички знали, что на их вопросы ответят.