Правила деловой переписки

Сфера бизнеса растёт и развивается, и нормы делового письма меняются вместе с ней. Что-то устаревает, и ему на смену приходит новое – сейчас деловые переписки выглядят далеко не так, как десять лет назад. Поэтому мы составили пять актуальных правил, которые сделают ваши электронные диалоги с коллегами и клиентами эффективнее.

Такт и орфография

Базовые нормы делового общения нам всем хорошо знакомы – это нейтральный тон и аккуратность, с которыми мы общаемся с коллегами, наставниками, и любыми незнакомцами, с которыми нам приходится работать. Так же мы беседуем и электронно. Не стоит изобретать велосипед и придумывать что-то особенное для почтового письма: это тоже общение, просто с оформленной орфографией и подписью “С уважением,” в конце.

Правописание – ещё один основной пункт любого текстового общения. Если вы не уверены в своей пунктуации и орфографии – скопируйте и вставьте ваше письмо в любой текстовый редактор с функцией проверки правописания. Например, Text.ru или LanguageTool.

Переписываясь с коллегами и заказчиками, не переходите на “ты”, если вы не договорились об обратном. Панибратство в деловых переписках, как и в устном общении, не приветствуется. 

Доступность

Один из недостатков электронных переписок – время, которое они забирают. Находясь рядом с коллегой в офисе, что-то быстро узнать и обсудить можно в любой момент. Но когда дело касается писем, диалоги часто растягиваются на долгие часы, а то и дни. Не будьте очередным тянущим звеном этой цепочки: сейчас в бизнес-переписках всё больше начинает цениться оперативность.

Отвечайте быстро. Рабочие вопросы будут занимать меньше времени, если никто не будет заставлять друг друга ждать. Но не переусердствуйте: не стоит проверять почту каждые пять минут, когда у вас есть более важные дела.

На письма можно включить уведомления или взять за правило проверять почту раз в час, два или три, в зависимости от срочности текущего обсуждения.

Говоря о доступности вас, как собеседника, стоит сказать и о доступности ваших текстов для понимания. Не употребляйте сложные термины, жаргон и другие стилистически окрашенные слова. Используйте нейтральную лексику, чтобы вас было легко понять.

Ещё в деловой переписке хорошо ценится забота о других. Подготовьте необходимые данные: выделите в документе нужную информацию, соберите нужные фото в отдельную папку, и так далее. Вам будет быстрее отобрать то, о чём говорите вы, а собеседнику будет приятно, что ему не нужно разыскивать в файлах необходимую информацию.

Конкретность

Этот термин можно отнести сразу к нескольким аспектам деловых переписок:

1. Детализируйте тему письма

Так и вам, и получателю будет удобнее найти переписку среди десятков других и быстро войти в курс дела. К примеру, “Фото к проекту Х март 2024” вместо “Фото”.

2. Не полагайтесь на сложный формальный язык

Поток возвышенной лексики хоть и выглядит умно, но прячет под красивой обёрткой настоящий смысл, который всегда можно донести проще. Пишите так, как сказали бы устно, без витиеватых слов. Ещё лучше прочитать письмо вслух перед отправкой: так будет легче отследить его органичность и общую мысль.

Чрезмерное использование формальных выражений иногда говорит о непрофессионализме!

Профессионал – тот, кто может объяснить сложные вещи понятным языком. Знайте своего собеседника и пишите просто. Называйте вещи своими именами, ясно расписывайте особые технические моменты, если это важно, и будьте прямы. Намёкам и загадкам не место в деловой переписке.

3. Называйте файлы правильно

Всё, что вы прилагаете к письму, должно иметь короткое и понятное название. Любые фото, видео и документы следует нумеровать или подписывать по отдельности: так адресату будет легче распознать их в рабочих папках или списке загрузок браузера, и сразу понять, что несёт в себе каждый файл.

Приписывайте своё имя или название проекта, если этого требует ситуация, но не допускайте никаких программных “uTLrpw90.doc” или “ааааа.png”, если это, конечно, не ваша рабочая аббревиатура.

4. Указывайте крайний срок

О дедлайнах в бизнесе разговор короткий – дата должна быть точной. Если проект состоит из нескольких этапов, которые надо сдать по отдельности, распишите сроки работы к каждому. 

Это лучше сделать в отдельном абзаце, чтобы собеседник не искал важную информацию по тексту, а ясно видел её.

5. Не отходите от темы

Тема переписки всегда находится в начале письма, и писать что-то стороннее здесь не совсем уместно: вашему коллеге, заказчику или вам самим будет неудобно искать в диалоге конкретную информацию, ради которой придётся разбирать целые горы обсуждений других проектов.

Не мешайте разные проекты в одной переписке. Если диалог заходит о чём-то другом – создайте новую ветку писем и продублируйте туда всё необходимое.

Структура

У электронных писем есть своя структура: приветствие, основная часть и подпись. С первым и последним всё понятно, а вот оформление основной части лежит целиком на вас. Здесь стоит учесть несколько пунктов:

1. Разбивайте на абзацы

Мы уже упоминали, что краткие сроки для наглядности стоит указывать в отдельном абзаце – это актуально для любых блоков информации.

Структурируйте ваше письмо так, чтобы оно приятно выглядело и читалось. Бейте его на абзацы и избегайте нечитабельных “простыней текста”. Основную суть письма стоит включить в первый абзац. Затем подробнее разъясните всё необходимое.

2. Форматируйте текст

Сейчас у почты есть возможность форматирования текста в письмах. Пользуйтесь ею: выделяйте важное, подчёркивайте или пишите курсивом. Конечно, не стоит окрашивать всё ваше письмо во все оттенки формата, но использование этого инструмента с умом поможет выделить главную информацию.

3. Подписывайте письма

Настройте автоматическую подпись и впишите туда все основные данные о себе. Имя, должность, название компании и, конечно, “С уважением”, “Хорошего дня” или “Заранее благодарю”, в зависимости от ситуации. Также можно указать другие способы связи: телефон, соцсети и прикрепить ссылку на сайт.

Экономия

Краткость – сестра таланта, и в электронных письмах это относится не только к самому тексту. Места в облаке почты хватит на всех, но не стоит этим злоупотреблять: как правило, собеседники отправляют по одному большому письму по очереди. Вот, что из этого следует:

• Все файлы крепятся сразу к одному письму;
• "Спасибо" и "пожалуйста" одним словом не отправляются в отдельных письмах. Поблагодарите собеседника в начале следующего письма;
  
• Если в диалоге участвует несколько человек, используйте функцию “ответить всем”, чтобы ваше письмо ушло сразу ко всем собеседникам и вам не приходилось заниматься пересылками.

Правила деловой переписки в мессенджерах

Ведь сейчас деловая коммуникация происходит не только по почте.

1. Прежде всего, будьте вежливы. Этот и многие вышеперечисленные пункты универсальны для всех каналов общения.
2. Пишите только в рабочее время. Это скорее желательный пункт: сейчас большинство людей ставят телефон на беззвучный режим и не просыпаются из-за уведомлений посреди ночи. Но лучше не рисковать и, если это не срочно, оставить задачу до рабочих часов. В некоторых мессенджерах есть функция "отложенный постинг".
   
3. Длинные сообщения пишите на почту или организуйте созвон. Записывать долгие голосовые или видео тоже не стоит: не всем удобно их слушать и информация из них не находится у собеседника перед глазами, а значит, её легко можно пропустить "мимо ушей".
   
4. Не пишите приветствие отдельным сообщением. А если и пишете, не ждите ответа и сразу переходите к сути. Здесь всё как в email – лишнее ожидание лучше сразу пресечь.
   
5. Не злоупотребляйте стикерами и эмодзи. Они относятся к неформальному общению – оставьте их для друзей и семьи.
   

Что в итоге?

Кажется, что правил много, но все они следуют одному принципу – уважением к другим и их времени. Пишите понятно, отвечайте вовремя и делайте свою работу – и ваши деловые переписки будут приятнее и эффективнее.

Навык коммуникации – маст-хев в бизнесе. От него зависит то, какого специалиста увидят в вас окружающие. Покажите себя с лучшей стороны и научитесь общаться уверенно и продуктивно вместе с школой программирования CODDY.