Сфера бизнеса растёт и развивается, и нормы делового письма меняются вместе с ней. Что-то устаревает, и ему на смену приходит новое – сейчас деловые переписки выглядят далеко не так, как десять лет назад. Поэтому мы составили пять актуальных правил, которые сделают ваши электронные диалоги с коллегами и клиентами эффективнее.
Такт и орфография
Доступность
Конкретность
Структура
Экономия
Правила деловой переписки в мессенджерах
Базовые нормы делового общения нам всем хорошо знакомы – это нейтральный тон и аккуратность, с которыми мы общаемся с коллегами, наставниками, и любыми незнакомцами, с которыми нам приходится работать. Так же мы беседуем и электронно. Не стоит изобретать велосипед и придумывать что-то особенное для почтового письма: это тоже общение, просто с оформленной орфографией и подписью “С уважением,” в конце.
Правописание – ещё один основной пункт любого текстового общения. Если вы не уверены в своей пунктуации и орфографии – скопируйте и вставьте ваше письмо в любой текстовый редактор с функцией проверки правописания. Например, Text.ru или LanguageTool.
Переписываясь с коллегами и заказчиками, не переходите на “ты”, если вы не договорились об обратном. Панибратство в деловых переписках, как и в устном общении, не приветствуется.
Один из недостатков электронных переписок – время, которое они забирают. Находясь рядом с коллегой в офисе, что-то быстро узнать и обсудить можно в любой момент. Но когда дело касается писем, диалоги часто растягиваются на долгие часы, а то и дни. Не будьте очередным тянущим звеном этой цепочки: сейчас в бизнес-переписках всё больше начинает цениться оперативность.
Отвечайте быстро. Рабочие вопросы будут занимать меньше времени, если никто не будет заставлять друг друга ждать. Но не переусердствуйте: не стоит проверять почту каждые пять минут, когда у вас есть более важные дела.
На письма можно включить уведомления или взять за правило проверять почту раз в час, два или три, в зависимости от срочности текущего обсуждения.
Говоря о доступности вас, как собеседника, стоит сказать и о доступности ваших текстов для понимания. Не употребляйте сложные термины, жаргон и другие стилистически окрашенные слова. Используйте нейтральную лексику, чтобы вас было легко понять.
Ещё в деловой переписке хорошо ценится забота о других. Подготовьте необходимые данные: выделите в документе нужную информацию, соберите нужные фото в отдельную папку, и так далее. Вам будет быстрее отобрать то, о чём говорите вы, а собеседнику будет приятно, что ему не нужно разыскивать в файлах необходимую информацию.
Этот термин можно отнести сразу к нескольким аспектам деловых переписок:
Так и вам, и получателю будет удобнее найти переписку среди десятков других и быстро войти в курс дела. К примеру, “Фото к проекту Х март 2024” вместо “Фото”.
Поток возвышенной лексики хоть и выглядит умно, но прячет под красивой обёрткой настоящий смысл, который всегда можно донести проще. Пишите так, как сказали бы устно, без витиеватых слов. Ещё лучше прочитать письмо вслух перед отправкой: так будет легче отследить его органичность и общую мысль.
Чрезмерное использование формальных выражений иногда говорит о непрофессионализме!
Профессионал – тот, кто может объяснить сложные вещи понятным языком. Знайте своего собеседника и пишите просто. Называйте вещи своими именами, ясно расписывайте особые технические моменты, если это важно, и будьте прямы. Намёкам и загадкам не место в деловой переписке.
Всё, что вы прилагаете к письму, должно иметь короткое и понятное название. Любые фото, видео и документы следует нумеровать или подписывать по отдельности: так адресату будет легче распознать их в рабочих папках или списке загрузок браузера, и сразу понять, что несёт в себе каждый файл.
Приписывайте своё имя или название проекта, если этого требует ситуация, но не допускайте никаких программных “uTLrpw90.doc” или “ааааа.png”, если это, конечно, не ваша рабочая аббревиатура.
О дедлайнах в бизнесе разговор короткий – дата должна быть точной. Если проект состоит из нескольких этапов, которые надо сдать по отдельности, распишите сроки работы к каждому.
Это лучше сделать в отдельном абзаце, чтобы собеседник не искал важную информацию по тексту, а ясно видел её.
Тема переписки всегда находится в начале письма, и писать что-то стороннее здесь не совсем уместно: вашему коллеге, заказчику или вам самим будет неудобно искать в диалоге конкретную информацию, ради которой придётся разбирать целые горы обсуждений других проектов.
Не мешайте разные проекты в одной переписке. Если диалог заходит о чём-то другом – создайте новую ветку писем и продублируйте туда всё необходимое.
У электронных писем есть своя структура: приветствие, основная часть и подпись. С первым и последним всё понятно, а вот оформление основной части лежит целиком на вас. Здесь стоит учесть несколько пунктов:
Мы уже упоминали, что краткие сроки для наглядности стоит указывать в отдельном абзаце – это актуально для любых блоков информации.
Структурируйте ваше письмо так, чтобы оно приятно выглядело и читалось. Бейте его на абзацы и избегайте нечитабельных “простыней текста”. Основную суть письма стоит включить в первый абзац. Затем подробнее разъясните всё необходимое.
Сейчас у почты есть возможность форматирования текста в письмах. Пользуйтесь ею: выделяйте важное, подчёркивайте или пишите курсивом. Конечно, не стоит окрашивать всё ваше письмо во все оттенки формата, но использование этого инструмента с умом поможет выделить главную информацию.
Настройте автоматическую подпись и впишите туда все основные данные о себе. Имя, должность, название компании и, конечно, “С уважением”, “Хорошего дня” или “Заранее благодарю”, в зависимости от ситуации. Также можно указать другие способы связи: телефон, соцсети и прикрепить ссылку на сайт.
Краткость – сестра таланта, и в электронных письмах это относится не только к самому тексту. Места в облаке почты хватит на всех, но не стоит этим злоупотреблять: как правило, собеседники отправляют по одному большому письму по очереди. Вот, что из этого следует:
Ведь сейчас деловая коммуникация происходит не только по почте.
Кажется, что правил много, но все они следуют одному принципу – уважением к другим и их времени. Пишите понятно, отвечайте вовремя и делайте свою работу – и ваши деловые переписки будут приятнее и эффективнее.
Навык коммуникации – маст-хев в бизнесе. От него зависит то, какого специалиста увидят в вас окружающие. Покажите себя с лучшей стороны и научитесь общаться уверенно и продуктивно вместе с школой программирования CODDY.