Понятие декомпозиции

В бизнесе декомпозиция - это деление одной большой задачи на несколько мелких. Достижение цели разбивается на подпункты, а подпункты делятся на простые действия. Так проще выполнять планы, объяснять сотрудникам их задачи, следить за расходами и т.д.

Тема планирования и дробления задач постоянно совершенствуется и изучается десятилетиями. К примеру, прорывной стала работа Д. Дорана, написанная еще в 80-х.

Зачем нужна декомпозиция и в чем ее плюсы?

Декомпозиция - это про планы. Ее использование формирует в голове путь достижения конкретной цели. А это дает целый ряд преимуществ:

• Подготовка сроков и последовательности действий налаживает рабочий процесс. Коллектив станет проще направлять, а каждый сотрудник будет понимать, какие конкретно задачи он должен выполнять.
• Крупные и абстрактные цели - путь к ошибкам, проблемам и переработкам. Понятный и проработанные план проще выполнить.
  

Хотите поставить конкретную цель? Определите, чего вы хотите достичь и почему конкретная задача является важной.

• Риски абстрактного бизнеса взвесить сложнее. Неизвестно, сколько придется потратить денег для достижения цели и как много времени займет каждый этап. Декомпозиция проектов - это про проведение анализа, который поможет оценить полную картину.
• Владельцу бизнеса станет проще расставлять приоритеты в работе.
  

Декомпозировать можно план по созданию бизнеса, процессы внутри компании и различные задачи.

Составляем план правильно

Если нет опыта в декомпозиции, вот несколько действенных советов:

• Смотрим примеры декомпозиции других компаний, пытаемся понять, на какие подпункты была разбита общая цель.

У многих компаний есть история их создания, начать лучше всего оттуда. Это поможет перенять небольшую часть опыта и поможет выбрать направление для развития.

• Стараемся включить форс-мажорные ситуации и иметь финансовую подушку на черный день.
• Сроки ставим больше необходимого минимума. Если поставщик подведет, арендодатель не приедет на встречу, а важный сотрудник заболеет - у вас будет время выкрутиться из ситуации.
  
• Выполнение всех пунктов плана должно означать завершение проекта.
  

Хороший набор целей может готовиться днями или неделями, поэтому не стоит с ним спешить.

Инструменты для декомпозиции

Бизнесмены придумали много способов создавать подробные планы. Вот только некоторые из них:

Ментальная карта

Визуализирует цели и ставит им приоритеты. Есть главная идея (открыть бизнес), есть ключевые задачи (арендовать площадь, нанять персонал, прорекламировать услугу). Для их достижения нужно выполнить простые шаги. В конце создания ментальной карты получится дерево целей, которые нужно достигать по очереди. 

При создании ментальной карты можно учитывать мнение сотрудников. В больших коллективах важную роль играют опросы и анкетирование.

Список дел

Самый простой и понятный способ. Записываем определенное количество пунктов по достижению цели, при выполнении вычеркиваем их и постепенно двигаемся дальше. При формировании задач можно использовать мозговой штурм - проанализировать всю доступную информацию, сесть и написать несколько десятков возможных планов, чтобы найти лучшие пункты.

Чек-лист можно использовать как дополнение. Он хорошо помогает определить цели на день или неделю.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта позволяет оценить стоимость проекта, его длительность, количество необходимых сотрудников и другие параметры. Эта визуальная иллюстрация плана, которая часто состоит из 4 частей:

• Ось времени;
• Полосы, каждая из которых представляет отдельную задачу;
  
• Перечень задач;
  
• Зависимости работ. Например, стрелка, которая показывает, что нельзя начать выполнять новую задачу, пока не будет закончена старая.
  
  

Плюс диаграммы Ганта заключается в том, что с ее помощью можно подробно проработать даже самые крупные проекты. Другими способами декомпозиции этого сложнее добиться.

Также диаграмму можно дополнить процентами выполнения, ключевыми моментами и полезными метками.

А здесь мы учим составлять грамотный бизнес-план. Рассказываем о его важности и пользе для стартапов и компаний.

Канбан-доска

Это рабочее пространство, поделенное на временные промежутки (выполнено, в процессе, на очереди, согласовывается). Каждая задача представлена в виде карточек, которые передвигаются по временной шкале. 

Канбан-доску можно использовать не в интернете, а прямо на рабочем месте.

Диаграмма PERT

Состоит из этапов (пронумерованные кружочки) и рабочих задач (стрелки), которые нужно выполнить для продвижения по плану. При помощи такой диаграммы легко определить, что нужно сделать для развития проекта. Плюсом данной методики является гибкость: можно придумать  независящие друг от друга задачи, которые станут выполняться параллельно или в любой последовательности.

PERT предназначен для очень крупных и нелинейных проектов.

Методика SMART

Это еще один способ декомпозировать цели. Составление плана должно пройти 5 ступеней. 

S - specific (конкретика). Абстрактная цель отличается от конкретной уровнем определенности. Нужно четко понимать, когда пункты плана будут достигнуты. Стать богатым - абстрактная цель, открыть школу программирования и отбить вложения за год - конкретная.

M - measurable (измеримость). В плане должны быть четко прописаны даты, потенциальная прибыль и расходы на развитие бизнеса. К примеру, нужно за два месяца увеличить количество подписчиков в ВК на 1000 человек.

A - attainable (достижимость). У владельца бизнеса должна быть не только уверенность, но и необходимые для достижения цели навыки. Если ставить нереалистичные задачи, то это приведет к проблемам на работе, стрессам и дополнительным расходам.

Решили связать свой бизнес с франшизой CODDY? Показываем, как это можно сделать и какие плюсы получает бизнесмен.

R - relevant (актуальность). Ближайшая задача должна быть актуальна и полезна для бизнеса. Увеличение выручки - хорошая цель, введение бесполезных для статистики отчетов - плохая.

SMART - популярная методика, которую не стоит недооценивать. Ей уделяли внимание такие гигант как Forbes и LinkedIn.

T - time based (ограничение по времени). Позволяет избавиться от лени и придумывания ненужных пунктов плана.

Как грамотно составить план для малого бизнеса?

Чтобы представить план в виде декомпозиции, нужно следовать следующей инструкции:

• Выбираем главную цель. Она поможет определить нужные подзадачи и будет ориентиром.
• Разбиваем ее на несколько составляющих (в среднем 3-6 штук). Они не должны пересекаться друг с другом.
  
• Каждую составляющую главной цели дробим еще один-два раза. Данные пункты проекта могут пересекаться, если это упростит их выполнение. В итоге должна получиться иерархия из 3-4 ступеней.
  

Для удобства можно применять сразу несколько методов декомпозиции. Ментальная карта поможет определить начальные цели, а диаграмма Ганта раскроет каждую более подробно.

• Проводим глубокий анализ, во время которого проверяем, насколько необходим каждый пункт для развития бизнеса.
• Для достижения целей выполнение некоторые задачи не нужно выполнять. Поэтому в конце второй раз проверяем проблемные места.
  

План готов, осталось выполнить проект. Есть и второй метод, который помогает сформировать и выполнить сложные задачи:

• даем цели название;
• рассматриваем ближайший этап и декомпозируем его на несколько подпунктов;
  
• выполняем получившийся план;
  

Повторяем последовательность действий до завершения проекта.

Как проводить декомпозицию с новой командой

На этапе стартапа или начала развития у бизнеса уже есть команда, но она не показала себя. Непонятно, какого качества будет выполненная работа. Поэтому лучше стараться принимать в расчет человеческий фактор, а в анализе желательно учитывать, насколько компетентен кадр.

Декомпозиция для малого бизнеса должна быть пластичной - иногда лучше изменить способ выполнения определенных пунктов. Не стоит думать, что это нарушает командный дух или обесценивает труд сотрудников. Напротив, ускоренное выполнение задач быстрее приведет к успеху.

Как оценить успех планирования

Декомпозиция задач используется для повышения прибыли, а ее эффективность проверяется по четырем пунктам:

• Количество. Сравниваем, сколько задач было выполнено до и после подготовки новых планов. Также можно сравнивать количество подписчиков, доход и т.д.
• Качество. Проверяем, насколько увеличился средний чек или эффективность выполнения конкретных задач.
  
• Сроки. Смотрим, с какой скоростью стали выполняться определенные процессы.
  
• Достижение глобальной цели. В краткосрочной перспективе достаточно к ней приблизиться.
  

Успех можно отслеживать и внутри конкретных отделов.

Для проверки эффективности используйте формулу PxQ. P - средняя стоимость курса или средний чек, Q - количество чеков.

Распространенные ошибки

Часто ошибки совершают предприниматели, которые никогда не применяли декомпозицию в работе. Разберем возможные проблемы планирования:

Слишком большое количество целей. Просчитывание всего до мелочей тратит время и не приносит результат. Достаточно сделать иерархию из 4-5 подпунктов.

Плохой анализ. План будет работать только если он построен на достоверных данных. Нужно точно знать величину затрат, потенциальную прибыль и за сколько можно отбить вложения. В этом помогает статистика, анализ рынка и советы специалистов.

Полная декомпозиция большой цели. Проекты бывают большими, на их реализацию уходит больше года. Если это так, лучше декомпозировать их по частям. К примеру, сперва разбиваем на подзадачи первые три месяца работы, а потом все остальное.

Отсутствие четких формулировок. Каждый пункт должен быть понятен. В противном случае можно получить нежелательный результат.

Малое количество подзадач также может вредить, важно соблюдать баланс. Для этого грамотно расставляем приоритеты. Покупка оборудования и мебели, к примеру, может состоять из 4 шагов: анализ рынка, договор с поставщиком, покупка и проверка целостности товара, расстановка на рабочем месте.